Chuyển văn phòng chưa khi nào là một công việc đơn giản. Chỉ khâu chuyển tài liệu, máy móc, dụng cụ… từ văn phòng, công ty cũ sang địa điểm mới là đã mất nhiều thời gian, công sức. Chưa kể khâu vận chuyển, sắp xếp cũng như trang trí nơi làm việc mới. Mặc dù đã có sự tính toán kỹ lưỡng nhưng bạn không thể tránh khỏi những sai lầm khi chuyển văn phòng dưới đây:
Dự trù kinh phí là việc cần thiết mà bạn cần làm để được sự chấp thuận, phê duyệt của cấp trên trong công ty. Nhưng nếu ban đầu bạn tính toán ngân sách cho việc chuyển văn phòng không chính xác hoặc thiếu kinh nghiệm hoặc bạn chọn nhà cung cấp dịch vụ không chuyên nghiệp dẫn đến phát sinh chi phí thì bạn sẽ gặp rắc rối to. Sẽ vô cùng khó khăn khi lại yêu cầu sếp duyệt ngân sách lần nữa với mức chi phí cao hơn lần trước. Để tránh bị chặt chém, ép giá, gây bất lợi cho bản thân cũng như công ty của mình thì bạn nên tìm hiểu thật kỹ. Khảo sát cũng như xin báo giá của các công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo xin kinh phí của cấp trên chính xác, không phát sinh thêm bất kỳ khoản chi phí nào trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ.
Việc xác định ngày giờ chuyển văn phòng cũng là điều hết sức cần thiết. Bởi nếu bạn chọn ngày giờ không hợp lý có thể công ty của bạn sẽ không gặp may mắn trong chuyện làm ăn, cũng như sẽ gặp một vài sự cố trong quá trình vận chuyển. Việc lựa chọn ngày chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau như xem ngày hợp với chủ công ty, ngày đó có ảnh hưởng đến công việc công ty hay không… Để chọn được một ngày thích hợp sẽ làm đau đầu người lãnh đạo.
Bởi vậy, giải pháp tốt nhất cho bạn là nên tìm một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để nhận được nhiều sự tư vấn, góp ý của đơn vị vận chuyển, nhằm tiết kiệm được chi phí cho công ty của bạn. Ngược lại, nếu bạn không cẩn trọng trong việc tìm đơn vị cung cấp dịch vụ thì chắc chắn việc chuyển văn phòng diễn ra không đúng kế hoạch vừa tốn thời gian lại tốn chi phí.
Việc lên kế hoạch là công việc quan trọng nhất trong suốt quá trình chuyển văn phòng. Một kế hoạch chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm không chỉ thời gian mà còn tiền bạc. Có thể nói chỉ với 10 phút dành ra cho việc lập kế hoạch chuyển văn phòng thì sẽ giảm được 1 giờ đồng hồ cho việc chuyển văn phòng. Nếu bạn lên kế hoạch không khoa học, thiếu chuyên nghiệp thì rất dễ phát sinh chi phí, tốn kém thời gian, sức lực của mọi người và đặc biệt ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của công ty.
Do vậy, trước tiên bạn cần chắc rằng mình đã đưa ra yêu cầu một cách đầy đủ nhất có thể. Nếu bạn không biết làm thế nào thì có thể tham khảo vài nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn hoặc chuyển nhà trọn gói để họ đưa ra ý kiến giúp bạn.
Có rất nhiều người lúng tùng và chưa có bản tính toán kỹ lưỡng trong việc kiểm tra khối lượng đồ đạc cần chuyển. Chính vì vậy mà sẽ có rất nhiều sự phát sinh về “tài chính” trong vận chuyển. Chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển ngoài dự tính này sẽ làm sai hoạch định về ngân sách ban đầu của bạn. Để giải quyết vấn đề này bạn có thể làm như sau:
Để tiết kiệm được chi phí không ít các công ty đã sử dụng chính nguồn lực nhân viên mình để vận chuyển đồ đạc đến một địa điểm mới, điều này có mặt lợi nhưng vô số điểm có hại. Bạn tiết kiệm được một khoản tiền nhưng lại mất nhiều thứ. Việc bạn tự chuyển văn phòng sẽ mất nhiều công sức, thời gian của nhân viên cũng như các khoản chi phí như đồ dùng đóng gói, vận chuyển… Ngoài ra, khi tự mình vận chuyển hoặc thuê xe ba gác vận chuyển sẽ không đảm bảo được an toàn cho đồ đạc của bạn, nhất là những đồ điện tử. Trong quá trình vận chuyển, dễ xảy ra tình trạng thất lạc cũng như hư hỏng đồ đạc khiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất. Do đó, khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ giúp quá trình vận chuyển đồ đạc, tài liệu của công ty diễn ra nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Trên đây là những sai lầm khi chuyển văn phòng mà rất nhiều đơn vị doanh nghiệp thường mắc phải. Hy vọng với những chia sẻ trên quý khách sẽ tránh được những chi phí trong quá trình chuyển văn phòng cũng như tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.
Địa chỉ: 42 đường Hỗ Hữu Nhân, khối Yên Giang, phường Vinh Tân, TP Vinh. Nghệ An
Hotline: 0917 343 999 / 0365 343 999
Email: vantainamlocvinh@gmail.com
